New energy for your documents!
Elektronische Akten für Projektierer und Betreiber von Wind- und Solarparks
Erlangen Sie jetzt den 360°-Blick auf Ihre Energieparks, Vertragspartner, Liegenschaften, Verträge u.v.m.!
Im Zuge der Energiewende stehen Unternehmen, die Wind- und Solarparks projektieren, bauen und betreiben, vor Herausforderungen und Chancen gleichermaßen.
Die Branche boomt, doch der Wettbewerb um Projekte und qualifizierte Mitarbeiter ist intensiv und die Priorisierung und Orchestrierung der vielen Aktivitäten herausfordernd.
Unsere maßgeschneiderten Akten-Lösungen unterstützen bei diesen Herausforderungen. Sie adressieren spezifische Bedürfnisse wie die Projektsteuerung (Projektierung, Bau), die Vertragsverwaltung oder die Automatisierung häufiger Tätigkeiten, ohne den Aufwand oder die Investitionen einer ERP- oder CRM-Neueinführung. Insbesondere der mandantenübergreifende 360°-Blick auf Energieparks, Vertragspartner, Liegenschaften, Verträge und vieles mehr, erleichtert nicht nur den Umgang mit den zahlreichen Dokumenten, sondern hilft auch bei der Steuerung und Priorisierung insgesamt.
Ihr Ansprechpartner
Jan OldigsSenior Account Manager
HENRICHSEN4easy Kontaktformular
High Speed für Ihre Projekte - mit elektronischen Akten schnell und effizient arbeiten!
Projektmanagement und Planung:
Dokumentenmanagement: Elektronische Akten ermöglichen die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Plänen und Genehmigungen. Projektteams können leicht auf aktuelle Unterlagen zugreifen, was die Effizienz steigert.
Versionierung: Elektronische Akten unterstützen die Versionierung von Dokumenten, was wichtig ist, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Projektdaten haben.
Genehmigungsprozesse:
Workflow-Management: Elektronische Akten können den Genehmigungsprozess erleichtern, indem sie Workflows für die Einreichung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten automatisieren.
Sicherheit und Zugriffskontrolle: Durch Zugriffsbeschränkungen können sensible Dokumente geschützt werden, während gleichzeitig autorisierten Personen der benötigte Zugriff gewährt wird.
Vertragsmanagement:
Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen: Elektronische Akten bieten eine effiziente Möglichkeit, Verträge und rechtliche Dokumente zu speichern, zu überwachen und zu verwalten.
Fristenüberwachung: Automatisierte Benachrichtigungen können an relevante Mitarbeiter gesendet werden, um Fristen für Vertragsverlängerungen, Lizenzgebühren und andere wichtige Termine in der Betriebsphase zu überwachen.
Dokumentenerstellung: Beim Aufsetzen von immer wieder ähnlichen Verträgen (z.B. für viele Flächeneigentümer eines Windparks) hilft das Dokumentenerstellungsmodul.
Betriebs- und Wartungsaspekte:
Wartungsprotokolle: Elektronische Akten können für die Dokumentation von Wartungsarbeiten, Inspektionen und Reparaturen genutzt werden.
Historische Daten: Durch die Archivierung von Informationen über die Lebensdauer von Anlagen können Unternehmen Trends erkennen und zukünftige Wartungsanforderungen besser vorhersehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Volle mandantenübergreifende Transparenz über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Parks
Alle Verträge, Gutachten und kaufmännischen Dokumente elektronisch und schnell durchsuchen
ERP-Anbindung (SAP, MS Dynamics 365 Business Central) möglich
Keine ERP- oder CRM-Neueinführung notwendig
Single Point of Truth: zentrale Ablage in der aktuellen und gültigen Version
Präzise Zugriffskontrolle auf Dokumente - ausschließlich für autorisierte Personen
Und Sie profitieren noch von so viel mehr!
Effizienzsteigerung:
Schneller Zugriff: Elektronische Akten ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen, was die Effizienz bei der Projektabwicklung und -verwaltung erhöht.
Priorisierung: Durch elektronische Akten gewonnene Transparenz ermöglicht schnelle Entscheidungsfindung - ein Muss bei Personalknappheit und überlasteten Behörden.
Mittelstandsgerecht:
Schnelle Implementierung: Innerhalb kürzester Zeit kann die Lösung in das Tagesgeschäft integriert werden - ohne ein kosten- und zeitintensives ERP- oder CRM-Projekt umsetzen zu müssen.
Anbindung vorhandener Systeme:
Keine Doppelpflege: Führende ERP-Systeme (insbesondere SAP oder BC) können problemlos angebunden werden, sodass z.B. Stammdaten von Personen oder Firmen nicht in verschiedene System gepflegt werden müssen.
Bessere Zusammenarbeit:
Echtzeitkommunikation: Die Möglichkeit zur Echtzeitkommunikation innerhalb der Plattform fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern.
Sicherheit und Zugriffskontrolle:
Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen: Elektronische Aktenplattformen bieten oft fortgeschrittene Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Compliance und Revisionssicherheit:
Automatisierte Compliance: Elektronische Akten können dazu beitragen, dass Unternehmen besser mit regulatorischen Anforderungen und Standards in der erneuerbaren Energiewirtschaft in Übereinstimmung bleiben.
Revisionssicherheit: Durch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und Protokollierung von Änderungen können elektronische Akten Revisionssicherheit gewährleisten.
Kostenreduktion:
Papier- und Druckkosten: Der Übergang zu elektronischen Akten reduziert die Notwendigkeit von Papierdokumenten und den damit verbundenen Druck- und Archivierungskosten.
Zeit- und Reisekosten: Durch die Effizienzsteigerung und die Verbesserung der Zusammenarbeit können auch Zeit- und Reisekosten reduziert werden.
Flexibilität und Skalierbarkeit:
Anpassung an Veränderungen: Elektronische Akten sind flexibel und können leicht an sich ändernde Anforderungen und Prozesse angepasst werden.
Skalierbarkeit: Die Lösungen sind oft skalierbar und können mit dem Wachstum des Unternehmens und der Projekte mitwachsen.
Umweltfreundlichkeit:
Nachhaltigkeit: Der Übergang zu elektronischen Akten unterstützt die Nachhaltigkeitsbemühungen, indem der Papierverbrauch reduziert wird.
Sie wollen frischen Wind in Ihre Betriebsführung bringen?
Unser Experte wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!