Dokumente digitalisieren, auslesen lassen und den Rechnungseingang automatisieren!

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das ein Unternehmen oder eine Person erhält, wenn sie Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten oder Dienstleister gekauft hat. Diese Rechnung wird vom Verkäufer oder Dienstleister ausgestellt und enthält wichtige Informationen wie die Art und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, den Preis, das Datum der Lieferung oder Leistung, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen.

Eingangsrechnungen spielen eine wesentliche Rolle in der Buchhaltung und im Finanzmanagement eines Unternehmens. Sie dienen als Nachweis für den Kauf und sind grundlegend für die Verbuchung von Ausgaben sowie die Vorsteuerabzugsberechtigung. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben zu verfolgen, ihre Finanzen zu verwalten und ihre Steuererklärungen korrekt vorzubereiten. Eingangsrechnungen müssen sorgfältig aufbewahrt werden, da sie für Buchprüfungen, Steuerprüfungen und zur Überprüfung der Geschäftstätigkeit wichtig sind.

Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen steigert die Effizienz, indem sie den Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben reduziert und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie trägt auch zu Kosteneinsparungen bei, indem sie Papier-, Druck- und Lagerkosten senkt und Fehler vermeidet, die bei manueller Verarbeitung auftreten können.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Verarbeitung und Vermeidung von Mahnungen, verbesserte Zugänglichkeit und Nachverfolgbarkeit der Dokumente, erhöhte Sicherheit und Compliance, Umweltfreundlichkeit durch reduzierten Papierverbrauch sowie bessere Datenanalysemöglichkeiten für Ausgabenmuster.

Eine Automatisierung oder Optimierung bestehender Prozesse kann im Zuge einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung an unterschiedlichen Stellen erfolgen. Im Bereich des Rechnungseinganges kann eine zentrale Verarbeitung von elektronischen Rechnungseingängen angestrebt und dadurch eine automatische Abholung, Erkennung und Erfassung mit Hilfe einer Dokumentenextraktion realisiert werden. Personenbezogener Rechnungseingang und die damit verbundene Bearbeitung und Verteilung können dadurch vermieden werden. Auch im Bereich der Rechnungsprüfung (Workflow) können viele Prozessschritte automatisiert oder verbessert werden. Hierzu zählen u.a. der Verteilungsprozess der Rechnungen an die dafür zuständigen Stellen im Unternehmen, Plausibiliätsprüfungen gegen vorhandene Stammdaten-Informationen wie bspw. Bestellungen, oder die Übergabe buchungsrelevanter Rechnungsinformationen an nachgelagerte Systeme.

Da es sich hier um eine DMS basierte Lösung handelt, können bestehende Systeme und Prozesse flexibel angebunden werden. Das DMS platziert sich im Allgemeinen als ergänzende, nicht als ersetzende Software, unterstützt und verbindet bereits bestehende Software-Applikationen sinnvoll und ermöglicht einen 360° Blick zu Vorgängen. Bei einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt stets eine Interaktion mit den Stammdaten der führenden Systeme.

Mit der DMS basierten Rechnungseingangslösung wird eine Festlegung von Zugriffsrechten auf unterschiedlicher Ebene ermöglicht. Nur autorisierte Benutzer haben Zugriff auf die Daten und ihre Rechte können entsprechend ihren Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Alle Änderungen und Bearbeitungsschritte (Workflow-Schritte) werden in einem Statusprotokoll an der Rechnungsmappe verwaltet und mit dieser revisionssicher im Archiv gespeichert.

Ja, sämtliche Schritte sind nachverfolgbar. Kommentare und Änderungen werden protokolliert und in einem gesonderten Register an der Rechnungsmappe verwaltet. Berechtigten Personen ist es jederzeit möglich Status und Historie eines Rechnungsvorganges einzusehen. Das Protokoll selbst wird mit der Rechnung abschließend revisionssicher im Archiv gespeichert.

Unsere Kunden bestätigen uns eine übersichtliche Oberfläche und die schnelle Akzeptanz der webbasierten Lösung in ihren Organisationen.

Die Verarbeitung von per E-Mail eingehenden Rechnungsdokumenten ist bereits in der Basis vorgesehen. Auch eine Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten wie bspw. xRechnungen sind optional möglich.

Ja, über die webbasierte Oberfläche können in einem gesonderten Administrationsbereich berechtigte Personen Änderungen am Workflow vornehmen. Hierzu zählen insbesondere die Ablaufreihenfolge (Workflow-Schritte), als auch die Regeln zur Verteilung von Rechnungen innerhalb eines Schrittes. Als Grundlage für Regeln können dabei alle dafür vorgesehenen Informationen der Rechnungsmappe herangezogen werden (Kopfdaten und Positionsdaten). So ist bspw. die Konfiguration oder auch nachträgliche Anpassung einer Kostenstellen bezogenen Verteilung von Rechnungen an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen möglich.

Ja, eine Prüfung von Rechnungen gegen die zugehörigen Bestellungen, und sofern vorhanden Wareneingänge, ist grundsätzlich möglich und systemseitig vorbereitet. In Abhängigkeit der vorliegenden Voraussetzungen (bspw. Stammdatenqualität, Rechnungsqualität, branchenspezifische Anforderungen) können im Projekt zusätzliche Anpassungen erforderlich sein.

Ja, Überwachung und Anzeige in Form einer Ampeldarstellung sind möglich.

Sämtliche Informationen einer Rechnungsmappe können für Drittsysteme in benötigter Form zur Verfügung gestellt werden. Zudem kann im Workflow festgelegt werden, wann oder unter welchen Voraussetzungen eine Datenübergabe erfolgen soll. In der Basis werden sämtliche Rechnungsinformationen in einer Transferdatenbank zur Verfügung gestellt und können von Folgesystemen entgegengenommen werden (optional mit Rückmeldung). Alternative Bereitstellungsformen (Web-Service, Datenbank, CSV-Datei etc.) sind ebenfalls möglich.

Ja, eine Stellvertreterregelung ist enthalten. Die Nutzung von sogenannten Eskalationsregeln ist ebenfalls möglich.

Ja, über die webbasierte Administration ist eine Konfiguration von gesonderten Workflows in Abhängigkeit des Rechnungstyps möglich (bspw. Workflow-Unterscheidung nach Rechnungen mit und ohne Bestellbezug). Je Workflow können unterschiedliche Schritte und Regeln definiert werden.