Referenz Eichbaum Brauereien AG
Branche: Genussmittelindustrie
Traditionsbewusstsein trifft Moderne
Bereits im Jahr 2004 entschieden sich die Verantwortlichen der Eichbaum-Brauereien AG für eine elektronische Workflowlösung im Rechnungswesen. Heute ist das Unternehmen mit HENRICHSEN Invoice4SAP erfolgreich auf die neueste Generation in Sachen elektronische Rechnungslegung migriert.
Die Ausgangssituation
Vor der Einführung des elektronischen Systems zur Rechnungsverarbeitung lagen Rechnungen nur in Papierform vor. Entsprechend lange dauerte die Bearbeitung, zumal bei den zehn verbundenen Unter- nehmensstandorten die Hauspost nicht täglich einlief. Dies bedeutete zum einen jede Menge Papier, zum anderen konnten so Fristen für Skonti nicht immer eingehalten werden. Kurz: Das Unternehmen verlor Zeit und Geld.
Der Projektpartner
Zunächst arbeitete die Eichbaum Brauereien AG mit einem anderen Archivpartner zusammen. Dieser konnte jedoch keine SAP-Erfahrung vorweisen, was für die Optimierung der Geschäfts- und Rechnungsle-gungsprozesse innerhalb des Unternehmens unerlässlich war. Daher beauftragte das Unternehmen HENRICHSEN mit der Realisierung eines elektronischen Rechnungsworkflows. Zunächst fiel die Entscheidung für eine automatisierte Strecke zur kreditorischen Rechnungsprüfung, die aus einem elektronischen Archivsystem (EASY) und dem SAP Workflow in der Variante maxflow bestand.
Seit Ende 2008 nutzt die Eichbaum Brauereien AG mit Invoice4SAP die neueste Generation im elektronischen Rechnungsworkflow.
Christian Kirsch, Senior Consultant, bei HENRICHSEN, erläutert den Vorteil der Lösung: „Wir bieten damit eine Best-Practice-Solution, die dem Kunden ein vollständig voreingestelltes System bietet, das zudem schnell und einfach in seinem Unternehmen eingeführt und bei Bedarf individualisiert werden kann.“
Die Lösung
HENRICHSEN Invoice4SAP ist eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen innerhalb von SAP. Der Invoice-Prozess wird dabei über alle gängigen Eingangskanäle, zum Beispiel gescannte Dokumente, Faxe, oder E-Mail-Inhalte gestartet. Die automatische Belegerkennung prüft alle für das Rechnungswesen relevanten Daten und gleicht diese mit vorhandenen Stammdaten ergänzt oder korrigiert werden. Sind alle Daten eingetragen, wird die Rechnung ins SAP zur sachlichen Prüfung und Kostenfreigabe übernommen.
Zentral: Rechnungseingangsbuch
Zentrales Steuerungsinstrument ist das Rechnungseingangsbuch, in dem alle eingehenden Rechnungen gelistet sind. Auf einen Blick erkennt der Nutzer den Bearbeitungsstand der einzelnen Posten. So wird die notwendige Transparenz sichergestellt.
